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固定资产管理及工作流程


发布日期:[2014/6/3 16:00:51]作者:

固定资产管理及工作流程
   
   随着学院的不断壮大,满足学院发展建设的物质条件的需求也不断加大。近年来学院设备采购量是以每年2仟万元左右的速度在增长。现在仅满足教学、科研、行政办公、后勤保障的固定资产现已达到20243台件,计2.019亿元。
   如何管理和使用好各部门已有的设备物资,如何能保障设备在学院教学科研活动、行政后勤保障中发挥更好、更大的作用,这和我们每个设备管理人、使用人的责任心和工作态度是息息相关的。管理得好,就使用的好,从管理制度上也给我们设备管理人员和使用人员提出一些更高的要求。
   设备从申请采购,货到验收,建帐建卡,到后来的使用及其过程中设备的维护、维修,最后是设备的报废等处置。也就是设备的整个“生、老、病、死”过程,都是有一套完整的国家政策要求,必须严格执行。
   这个完整的过程,给大家介绍一个大的概念,统称为:国有资产管理。
   前面陈鉴已对国有资产管理中“生”:设备采购部分的国家政策、采购方式、工作流程、申报时间做了详细的讲解和介绍。
   现在对国有资产管理中的“老”、“病”、“死”中的六项工作作一个介绍:
   一、货到验收、建帐建卡
   二、设备维护、维修
   三、设备处置
   四、资产清查工作
   五、学习管理平台的管理应用
   六、各使用部门设备管理人员的职责。
   
   一、设备验收、建帐建卡:
   1、根据合同清单对设备进行逐一核对:名称、型号、数量和存放地点。参加部门:监审处、国资处、计财处、使用部门、档案室。由国资处统计科牵头,验收完毕合格后,所有部门参加人员在验收清单上签字确认。
   2、验收合格后,由国资处统计科工作人员负责在国资管理平台上登记录入信息,打出设备支付凭证和设备标签。对照实物粘贴标签。
   每个部门都设有登陆查看国资管理平台的权限。
   二、设备维护、维修:
   1、为保证教学工作的正常开展,教学科研设备维护是重点工作,设备管理人员应定期检查部门设备的使用状况,特别是教学场地的设备,作定期维护处理,延长设备的使用寿命以保障教学的正常活动。对于大型精密设备,未经主管部门批准,任何单位和个人不得将仪器设备拆改解体、自行拆修。
   2、设备出现故障,管理人员需依照《四川音乐学院仪器设备维修管理办法》及时向部门负责人说明情况、及时查明原因并将设备维修报告交国资处统计科,经专业人员检查论证后报院领导审批。填制设备维修表格时,需写明:品牌、名称、设备编号、型号、规格并由负责人签字加盖部门公章。维修好后,部门签字确认,国资处组织验收后,由国资处统计科统一办理付款。
   3、维护、维修费用:
   ①维护、维修费用
   维护主要由使用部门负责
   维修原则上统一解决
   ②使用部门私下维护、维修的设备,未经过工作流程和院领导审批的费用,一律不予报销。
   4、大精设备档案管理
   必须建立完整的大精设备技术档案,档案内容应包括申购计划、论证报告、有关批准文件(包括进口设备减免表和海关报关文件等)、订货合同、验收报告、仪器设备技术资料、操作规程、使用记录、故障事故记录等各种技术资料和文件,详细档案存放学院档案馆。
   三、设备处置:
   在平时设备使用过程中,各部门涉及到比较多的情况是对损坏的和老化的、无法使用的、无维修价值的设备,申请报废处理。
   1、设备处置的要求:根据《四川音乐学院国有资产处置办法》的规定,学院国有资产处置,必须按照国有资产的处置原则,在主管院领导的领导下、统一归口由国资设备处负责组织实施。任何单位和个人均无权擅自处置国有资产,处置前须按程序对待处置设备进行论证和专家鉴定,得出处置意见,报上级主管部门审批,批准后进行处置,然后用公开招标等办法,处置需报废的设备。其残值归国库所有。
   2、现具体介绍申报设备处置的操作流程:
   ①首先各使用部门将拟作报废处置设备:
   形成书面的报告(附设备清单),由国资处组织(使用部门、监审处、技术部门)作技术鉴定,判断是否需要报废。
   设备清单应有详细的设备信息:设备编号、名称、处置理由。在设备编号上能反映出购买时间。
   对已达到报废条件的设备,由使用部门设备(兼)管理员及负责人签字,相关技术部门签字。根据论证材料、经国资处审核、签署意见后上报学院领导审批。
   国资处根据各部门报废设备情况,统一汇总,按照上级机关的审批额度权限,逐级上报审批。
   根据四川省教育厅 (川教〔2008〕88号)文件规定:
   • 单位一年可以两次对一次性价值原值20万元以下的国有资产进行处置,报教育厅备案。如涉及大型、精密贵重仪器设备(十万元以上)的处置须单独报教育厅审批。
   • 一次性处置价值原值20万元(含)以上50万元以下的国有资产,由教育厅审批,报省政府机关事务管理局备案。
   • 一次性处置50万元(含)以上的国有资产,报教育厅提出意见,送省政府机关事务管理局审批。 
   • 单位资产损失核销,报省教育厅审核后报省机关事务管理局审批。资产损失价值在200万元(含)以上的,由省政府机关事务管理
局审核后报省政府审批。
   学院所有的资产报废,必须按政策得到批复后方可进行处置。
   ②学院国有资产的处置的残值收入属国家所有,应全部上缴学院计财处,纳入财务制度管理。
   四、资产清查工作
   根据国有资产管理的规定,资产清查工作已进入日常管理工作范围,每年进行一次固定资产清查工作,做到以物对帐,以帐查物,见物就点,是帐就清,不重不漏查清资产来源、去向和管理情况,发现问题及时解决。防止国有资产流失。
   学院此次资产清查工作,一是进一步摸清家底,二是为新旧会计制度交替工作做出了基础数据工作。
   从管理的角度,将学院所有设备都清理了一遍,并贴上了防撕、防水、防脱的新型带条码的标签,为以后清查工作带来了更为准确、更为快捷的条件:条码扫描仪扫描标签上的条码后,能显示出设备的所有信息。
    此次清查中遇到的问题:
   1、以前的设备标签,年久易脱落,公共教室被撕坏的现象很普遍。给清查工作带来一定的困难。
   2、设备管理人员的更替、没办理设备管理的交接手续,直接导致部分老设备有帐无物而无人知晓,无从查找。
   3、学院小件乐器的借用,有帐,有借条,但借件人有的病逝,有的很早就未在学院工作,从未追回过。未清查的小件乐器(均在老师处,大部分有借条,部分年代久远,借条已失,属历史遗留问题)有 86台件,共计 472101.69元。
    很多小件乐器,年代已久远,配件不齐,缺胳膊少腿,杂乱堆放,无法查贴标签。也无使用价值,易院长曾建议送学院陈列室。
   4、新都校区部分院系并校前因办学性质的原因,设备帐物差异较大,多为有帐无物。如:传播系的2台汽车投资方开走,由部门修购基金自行购买的摄像机,投资方拿走,清查未见过实物。流行学院的设备有帐无物的情况也很严重,投资方拿走很多设备。清查未见过实物。现由流行学院进一步核实中。
   5、有设备闲置、使用部门设备堆放无序的现象。 
   以上的问题几乎导致所有部门多多少少都存在一些问题。这也反映出在国资管理工作中,我们还需加大国有资产管理的宣传力度,增强各管理部门负责人和使用人的责任意识,保管和使用好所在部门的设备,防止不必要的损坏和资产流失。
   五、学习国资管理平台的管理应用
   国有资产管理平台:
   1、有效如实的记录学院固定资产,低耐品、家具、图书的变动情况。
   2、快捷、准确的提供各种基础数据,包括高基报表、基础报表要求上报的数据。
   3、各设备使用部门可在权限范围内,在调整本部门设备变动情况,有利于对本部门设备的管理,查看管理本部门的设备登记情况。各部门管理人员若有不清楚的地方,请联系统计科。
   六、设备(兼)管理员的职责:
   《四川音乐学院固定资产管理办法》中,明确了各使用部门应设一位负责人和一名设备管理员分工负责本部门的资产管理工作。
   应做到以下几点:
   1、对本部门的设备及使用情况要清楚:如使用状况、存放地点、数量、养护。各产品说明书的保管使用。
   2、对发放到个人手上保管使用的设备要有借条和登记手续。
   3、设备管理人员调离时,需向下一任设备管理人员办理设备移交手续,使用人员调离时,需向设备管理员办理设备移交手续。并由部门设备管理员报国资处统计科备案。
   4、能按要求为学院数据上报工作提供各项数据。
   以上是从国资管理工作的角度,根据国家政策在工作流程方面给大家做了一个介绍。时间有限,若有不清楚的地方,请致电国资处。
   谢谢大家!


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