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四川音乐学院学生档案管理办法(试行)


发布日期:[2008/11/25 15:17:53]作者:档案馆

                            四川音乐学院学生档案管理办法
                                     (试  行)

第一章 总  则
第一条 为切实加强四川音乐学院学生档案管理工作,促进学生档案管理工作的规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》和《四川省普通高等学校学生档案管理办法》,结合本院实际情况,特制订本管理办法。
第二条 学生档案指反映具有四川音乐学院学籍的学生本人德、智、体、美及家庭政治、经济等方面状况的个人档案材料,是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据,是学校档案的重要组成部分。
第三条 学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律和法规,确保学生档案的完整、准确与安全。学生档案管理相关部门要将学生档案管理工作纳入重要议事日程,学生档案管理人员应具有较高的政治素质和业务素质。
第四条 学生档案管理要有良好的保管利用条件,有专门的管理机构、专门的档案库房和规范的档案装具。学生档案库房应保持适宜的温度和湿度,以利于学生档案的有效保管。
第五条 全院学生档案管理工作纳入学院年终人事考核中,对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用学生档案材料营私舞弊者,视其情节轻重,给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》等有关法规者,要依法处理。

第二章 学生档案管理体制
第六条 四川音乐学院学生档案管理实行统一管理与分类管理相结合的管理体制,建立学院、系(院)两级学生档案管理运行机制。
第七条 学院档案馆是对全院学生档案管理工作组织与协调的职能部门,同时负责全日制普通高等教育学生档案的集中管理业务。档案馆专门设立学生档案科承担具体业务管理职责。
第八条 由于学生性质和办学方式的差异,非全日制普通高等教育学生档案的管理具有特殊性。成人教育系应建立学生档案管理分室,在学院档案馆的业务指导下,对非全日制普通高等教育学生档案承担具体业务管理职责。

第三章  全日制普通高等教育学生档案管理
第一节  管理职责
第九条 本章管理办法主要适用于四川音乐学院全日制普通高等教育学生档案管理,其他各类学生档案管理参照本章管理办法执行。如无特殊说明,本章中学生档案专指全日制普通高等教育学生档案。
第十条 学院档案馆工作职责:
学校档案馆负责全院学生档案管理的组织协调,对各学生档案管理分室进行业务指导,具体承担全日制普通高等教育学生档案的集中管理工作,主要包括:
(一)制定和完善学生档案管理规章制度;
(二)负责学生档案的接收归档和集中保管工作;
(三)为有关部门提供学生档案信息服务;
(四)做好学生档案的安全保密工作;
(五)做好学生档案分析统计工作;
(六)在学生处协助下办理应届毕业生档案的转递工作;
(七)办理其他有关学生档案事项。
第十一条  相关职能部门和学生所在系(院)工作职责及学生档案收集、归档程序:
招办、学生处、教务处、研究生部等有关学生工作职能部门和学生所在系(院)是学院学生档案材料形成部门。各单位应确定一名现职处级领导干部为学生档案工作分管领导,确定数名学生档案专(兼)职管理人员负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。
(一)招办在新生录取通知书上注明学生档案内容、投递的地址和时间等具体要求,明确学生档案应通过机要函件投递,不得邮寄,也不得由学生本人自行带到学校。同时负责向档案馆提供专科、本科、硕士毕业生的招生录取档案投递信息;
(二)学生处负责协助档案馆办理应届毕业生档案的转递工作;
(三)学生处、教务处、研究生部等有关学生职能部门和学生所在系(院)指导各系(院)分别做好学生在校期间人事档案信息和学业档案信息的收集、整理工作;

第二节  学生档案归档范围及要求
第十二条  学生档案的归档范围主要包括:
(一)入学前档案材料
1.入学前所有学习经历有关材料;
2.有工作经历的个人人事档案材料;
3.参加政治团体有关材料(如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料);
4.其他有关材料。
(二)学生报考和录取材料
如考生报名登记表、考生体检表、考生志愿表等。
(三)在校期间学业档案材料
1.在校学习有关材料(如学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料等);
2.其他学业档案材料(包括参加学生科研训练计划、省级以上学习竞赛活动等成果的鉴定材料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料等)。
(四)在校期间人事档案材料
1.入学登记材料(如学生登记表、入学体检表等);
2.参加政治团体有关材料(如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料);
3.奖励或处分材料(含校级以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料,个人检查、学院级处分决定或免予、撤销处分意见等处分材料);
4.毕业有关材料(如毕业生登记表、毕业体检表、《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》、《全国毕业研究生就业通知书》、《毕业生专业鉴定表》、《学生军训鉴定表》等);
5.出国留学材料;
6.其他人事档案材料(包括相关鉴定、考核、考察材料、可供学院及社会录用人才时参考的材料等)。
第十三条  学生档案管理人员要认真鉴别收集的材料,属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,学生档案信息记载要准确、规范,各类文字材料要真实清楚,经组织审查盖章后方能归档。
第十四条  学生档案材料,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第三节 学生档案的管理实施细则
第十五条  本科新生、研究生档案的收集、归档程序:
(一)招办负责向档案馆提供专科、本科、硕士毕业生的招生录取档案投递信息;
(二)教务处在向教育部电子注册通过后一个月内向档案馆提供新生正式注册名册(含纸质材料和电子文本);
(三)学生所在系(院)的学生档案管理专(兼)职人员在新生报到注册后,对新生入校前档案(含学生报考录取材料)进行开封审核,并在六个月内向档案馆移交经过审核的学生档案和按专业、学号编制的新生档案移交清单(纸质材料及电子文本),同时各系(院)完成学生在校期间档案材料的归档工作。
(四)学院档案馆依据各系(院)提供的学生档案移交清单,由各班级辅导员配合通知入校前档案不齐全的新生至档案馆签字认可。 
(五)招办在学生报到注册后,通过国家电子注册前发生的招生信息变更,在新生入学审查结束后报送档案馆;
(六)学生在通过国家电子注册后发生学籍变更,教务处应在二十个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。各系(院)应将变更学籍学生在学籍变更前形成的档案移交档案馆。
(七)对于在职研究生和委培、定向研究生等没有入学前档案的学生,只收集、整理、移交起报考录取时和在校期间形成的档案材料。 

第四节  学生档案的保管
第十六条  因病假休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十七条  退学的学生档案,按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十八条  学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学院学生档案管理部门保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按照有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十九条  学生出国不归、失踪、逃亡,其档案仍由学院档案馆保管。
第二十条  对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,本人要求人事档案保留在学院的,按四川省教育厅会议精神,原则上不再保留学生档案。
第二十一条 根据安全保密和便于查找的原则,要对学生档案进行严密、科学地保管。
(一)学生档案要有专门的库房,要用铁皮档案柜存放,要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应该常检查。
(二)要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度(温度要控制在摄氏14度-24度,相对湿度45-65%)。
(三)保管学生档案应建立登记和统计制度,每年核对一次,发现问题及时解决。

第五节  学生档案的利用
第二十二条  查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严格实行查阅登记制度,严禁涂改、抽取、撤换档案材料
 第二十三条  查阅学生档案的程序:
(一)各系(院)只能查阅本系(院)的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案,须经所在系(院)分管学生档案工作领导签字盖章后,由学生档案专(兼)职管理人员或所在班级辅导员查阅。
(二)外单位查阅学生档案,应提供其单位介绍信并经学生所在系(院)分管学生工作领导签字盖章后方可查阅,查阅由系(院)相关工作人员陪同进行。
(三)学生本人不能查阅自己的档案材料。如学生确需查阅个人档案的,须经所在系(院)分管学生档案工作领导签字盖章后,由学生档案专(兼)职管理人员或所在班级辅导员查阅。
第二十四条  学生档案一般不外借。特殊情况必须借出使用的,须经分管学生工作和档案工作的校领导同时签字批准,且限期归还,严禁转借他人。
第二十五条  学生未毕业或取消学籍前,不得以任何理由将学生档案提前转递到其他单位或部门。
第二十六条  查阅在校学生档案,不得收取任何费用。因个人原因需出具相应证明者,严格按照省教育厅、物价局所发川价发(2005)122号文件《四川省物价局四川省教育厅关于规范高等学校学生代管费和服务性收费的通知》的收费标准执行。

第六节 毕业生档案的转递
第二十七条  由档案馆负责、学生处毕业生就业指导中心、教务处、研究生部协助,各系(院)参与,共同完成本科、硕士毕业生的档案转递工作。具体工作程序如下:
(一)学生处毕业生就业指导中心在毕业生派遣前五个工作日向档案馆送交毕业生派遣及毕业生档案投递信息(含纸质材料和电子文本,包括邮政编码、省、市、自治区、城市、单位等详细信息的档案投递地址),并及时将毕业生改派动态信息通知档案馆。
(二)在每年毕业生派遣前半个月内,由各系(院)负责把每位毕业生所有应归档的材料(含毕业时形成的档案材料和在校期间没有及时归档材料)按照第十四、十五条规定进行鉴定,按专业分类和学号进行排序。
(三)经档案馆人员和学院相关人员对在校期间形成的档案材料(含毕业时形成的档案材料)共同审核无误后,装入毕业生专用档案袋,将档案袋密封。
(四)档案馆根据机要函件的交送规定,由学生处毕业生就业指导中心配合,按照毕业生就业指导中心提供的毕业生档案详细投递地址,将毕业生档案及时投递到毕业生就业部门的档案保管机构。
第二十八条  毕业生档案投递的有关规定
(一)学生档案通过机要投递或派专人送取,不能按照一般函件(包括挂号和特快专递)邮寄,不得由学生本人自带。送取人员必须为中国共产党正式党员。
(二)转出的毕业生档案必须做到准确、完整、齐全,不得扣留或增加任何材料。
(三)转出的毕业生档案必须按照“四川音乐学院档案馆转递人事档案材料通知单”的项目详细填写,严密包封。
第二十九条  毕业生档案原则上不允许暂缓投递,如有特殊情况,应出具相关证明及申请,经学院审批后方可缓投,同时签订协议确定缓投时间及投递事项。
第三十条  凡因各种原因更换了派遣单位,需重新投递档案的,学生须到学生处毕业生就业指导中心办理毕业生改派手续,再凭新的就业报到证和新就业单位的具体要求到档案馆办理更新投递档案事宜。

第四章  附    则
第三十一条  本管理办法及实施细则学院授权由档案馆负责解释。
第三十二条  本管理办法及实施细则自公布之日起试行。

                                                        四川音乐学院
                                                   二○○八年十月十五日


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